De financiën van je sportvereniging managen

Een sportvereniging runnen is niet anders dan het managen van een bedrijf. Het draait er altijd om dat de inkomsten opwegen tegen de uitgaven. Alleen zo kan de vereniging financieel gezond blijven en kun je leuke dingen organiseren voor de leden. Wanneer je net begint als secretaris of eigenaar van een sportvereniging of –club is één ding het meest belangrijk. En dat is een helder inzicht krijgen in de financiën. Er zijn een aantal belangrijke stappen die je moet doorlopen voor een duidelijk overzicht van de inkomsten en uitgaven van de vereniging.

Een jaarbudget opstellen

Stap één is het opstellen van een jaarbudget. Wat wil je gaan doen in een jaar en hoeveel middelen heb je ter beschikking? Denk daarbij aan vaste inkomsten, bijvoorbeeld van de leden die contributie betalen maar ook de inkomsten die je verwacht binnen te halen uit sponsordeals of door het organiseren van lokale sportevenementen en dergelijke.

Een kostenoverzicht maken

Wanneer je weet wat je in een seizoen wilt organiseren, ga je een kostenoverzicht maken. Wees hier zo specifiek mogelijk in. Bij een kostenoverzicht maak je onderscheid tussen vaste lasten zoals energie- en onderhoudskosten en de huur of hypotheek op het clubgebouw en dergelijke. Ook het vervangen van materieel kun je in de vorm van afschrijvingskosten meenemen in je vaste lasten.

Daarnaast krijg je te maken met variabele lasten. Wanneer je een evenement organiseert wil je bijvoorbeeld ook een gouden medaille of misschien zelfs wel een kampioensschaal uitreiken aan de winnaar. Welke keuze je hierin maakt is direct van invloed op de financiën van de vereniging. Het lijkt bijna triviaal wanneer je het grote plaatje bekijkt maar de kleinste besparingen op kosten kunnen een groot verschil maken op het uiteindelijke kostenplaatje. Bij een voetbalvereniging kun je bij iedere wedstrijd een voetbal beker uitreiken of kiezen voor een bokaal die je als wisseltrofee in kunt zetten. In dat laatste geval hoef je maar één keer geld uit te geven.

Documenteren van de financiën

Zorg ervoor dat je altijd een duidelijk overzicht maakt van de financiën. Een grootboek waarin je de inkomsten en de uitgaven documenteert. Dit hoeft niet ingewikkeld te zijn maar moet wel nauwkeurig bijgehouden worden. Als je hier zelf niet handig in bent of simpelweg geen zin in hebt kun je dit uitbesteden bij een boekhouder. Nog beter is het natuurlijk wanneer je een vrijwilliger bij de club hebt rondlopen die hier ervaring mee heeft.